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Réaliser les entretiens professionnels de ses agents

Jean-Marc Gillet DGS de la ville de Digne-les-Bains

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Fiche de poste
Organisation et ressources humaines Nom - Prenom SERVICE DES SPORTS Documents associés Date de création: Date de dernière mise à jour: Intitulé du poste Filière Cadre d'emplois Intitulé: éducateur sportif Filière: sportive Cadre d'emplois: éducateur sportif territorial Finalité du poste L'éducateur sportif participe à la mise en œuvre de la politique sportive définie par la collectivité. Il conçoit, anime et encadre des activités physiques et sportives dans une ou plusieurs disciplines auprès de publics diversifiés, dans un environnement sécurisé. Il peut être amené à suivre des dossiers ou des projets. Positionnement dans la structure Organigramme schématique du service Poste Activités • Activités principales: Organise, planifie et encadre des cycles ou des séances d'activités sportives dans le cadre d'interventions pédagogiques en milieu scolaire (EPS), d'entraînements de clubs ou d'animations sportives et de loisirs dans le cadre d'une politique définie par la collectivité. Met en œuvre les situations pédagogiques et d'apprentissage en application des règles de sécurité. Surveillance des activités Accueil du public encadré Veille juridique sectorielle Évalue ses interventions pédagogiques Organise, prépare, installe et range le matériel nécessaire à ses interventions pédagogiques et notamment avec l'aide de l'équipe pédagogique dans le cadre des séances scolaires Suivi et inventaire du matériel pédagogique • Activités secondaires:......................................................................................................... • Activités autres à caractère ponctuel: Participe à l'accueil et à l'information du public en cas de besoin • Rythme hebdomadaire de travail: Agent à temps complet, horaires variables en fonction des contraintes de service • Activités autres à caractère ponctuel: (Exemple: astreintes) Interlocuteurs • Internes: Agents du service des sports, du pôle enfance/jeunesse/éducation, équipe des stades • Externes: Acteurs du sport, professeurs des écoles, présidents d'association Marge d'autonomie Autonomie relativement importante dans l'organisation du travail. Garant de la sécurité des personnes, prend des initiatives en cas d'urgence. Applique les instructions délivrées par son supérieur hiérarchique en conformité avec le cadre réglementaire de son activité. Dans le cadre de l'agrément scolaire, encadrement et contrôle sous la responsabilité de l'Éducation nationale. Une mauvaise appréciation des risques liés à une activité et à son environnement, un défaut de surveillance des pratiquants, peuvent entraîner des accidents ou des dommages corporels et conduire à des sanctions civiles et pénales. Une mauvaise qualité de la relation avec les usagers peut entraîner des conflits. Encadrement des activités de club en respectant la convention de mise à disposition. null

La loi n° 2014-58 du 27 janvier 2014 de modernisation de l'action publique territoriale et d'affirmation des métropoles a modifié les articles 76 et 76-1 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 en ce qui concerne l'entretien professionnel. Le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 a précisé les modalités d'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux. La notation est définitivement supprimée au profit d'un entretien professionnel annuel. Les collectivités doivent recueillir l'avis du comité technique sur les critères fixés par l'autorité territoriale à partir desquels la valeur professionnelle des fonctionnaires sera appréciée.

L'article 76 de la loi n° 2014-58 prévoit que « L'appréciation, par l'autorité territoriale, de la valeur professionnelle des fonctionnaires se fonde sur un entretien professionnel annuel conduit par le supérieur hiérarchique direct qui donne lieu à l'établissement d'un compte rendu.

 

Objectifs de l'entretien

- Harmoniser les pratiques d'évaluation au sein de la collectivité.

- Favoriser la motivation en donnant du sens à l'action individuelle, imbriquée dans une action collective (projet de service...).

- Contribuer au développement et à l'animation de la gestion prévisionnelle des effectifs des emplois et des compétences (GPEEC).

- Mettre à jour les organigrammes et les fiches de poste.

- Développer le fonctionnement et l'organisation des services.

- Alimenter le plan de formation de la collectivité.

 

Ce sont des objectifs de progrès qui, en tant que tels, se distinguent des objectifs permanents du poste. Il peut s'agir d'objectifs professionnels directement liés aux objectifs du service, ou liés à une évolution de la qualité de travail en termes de responsabilité, comportement, compétence.

 

Conduite de l'entretien

L'entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct (décret n° 2010-716 du 29 juin 2010, art. 3). Le fait que l'agent ait eu un entretien avec une personne autre que son supérieur hiérarchique direct rend la procédure d'entretien irrégulière (TA Nancy 0700562 du 28 août 2008/-M. M). Le supérieur hiérarchique direct est l'agent qui adresse des instructions à l'agent, auxquelles il est tenu de se conformer. Au quotidien, il organise le travail et contrôle l'activité de l'agent. Il est tenu de conduire l'entretien même s'il détient un grade identique ou inférieur à celui de l'agent évalué. En effet, la notion de « supérieur hiérarchique direct » est fonctionnelle et indépendante de l'appartenance à un grade. L'adjoint du supérieur hiérarchique n'a pas vocation à mener l'entretien professionnel. Néanmoins, en cas d'absence de longue durée du supérieur hiérarchique direct, l'agent chargé de l'intérim pourra assurer l'entretien. L'adjoint au supérieur n'a pas non plus vocation à assister le supérieur pendant l'entretien.

 

La démarche de l'entretien a été conçue pour garantir une bonne connaissance de l'agent, de sa manière de servir et des conditions dans lesquelles il exerce ses missions. De plus, elle permet de faire prendre conscience au supérieur hiérarchique de ses responsabilités de manager. En cas d'absence du supérieur hiérarchique direct pour conduire les entretiens, il appartient à l'autorité territoriale de désigner un agent pour faire l'intérim et par conséquent pour diriger les entretiens professionnels.

 

L'entretien professionnel est un outil de dialogue qui doit permettre:

 

Pour l'agent évalué:

- de s'exprimer sur tout ce qui a trait à son activité professionnelle;

- de faire le point sur les procédures, les rythmes de travail, les éventuels dysfonctionnements rencontrés au cours de l'année;

- de savoir comment la hiérarchie évalue son travail;

- de comprendre le rôle et la place qu'il occupe au sein du service, de la direction et de la collectivité.

 

Pour l'agent évaluateur:

- de reconnaître et d'apprécier le travail fourni grâce au bilan de l'année écoulée;

- de développer le management par objectif;

- de recenser les besoins en formation et d'apprécier l'adéquation formation/métier;

- de diffuser et/ou de rappeler les valeurs du service public.

 

Pour les deux parties:

- de convenir par des engagements réciproques des moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés;

- de favoriser le déroulement des carrières, le développement des compétences individuelles et collectives et si possible, d'améliorer les conditions de travail.

 

Préparation de l'entretien

Pour que l'entretien devienne un dialogue constructif entre responsable et agent, il est nécessaire, pour l'un comme pour l'autre, de se préparer. L'évaluateur convoque l'agent au moins huit jours avant la date de l'entretien. L'entretien professionnel s'inscrit dans un processus qui commence nécessairement avec la description de l'activité professionnelle de l'agent et l'identification des compétences requises pour occuper ses fonctions: c'est la fiche de poste. La fiche de poste et le compte rendu d'entretien sont des outils complémentaires voire interdépendants, puisqu'il faut prendre appui sur les données de la première pour renseigner correctement le second. Les conditions et les moyens d'appréciation sont alors identiques pour tous.

Il est conseillé, pour l'agent évaluateur comme l'agent évalué, de le préparer par écrit, suffisamment à l'avance de façon à réfléchir posément aux éléments professionnels significatifs particulièrement marquants lors de l'année écoulée.

 

Pour l'évaluateur, s'assurer de disposer de tous les éléments permettant d'avoir une connaissance suffisante des activités et responsabilités assumées par l'agent, faute de quoi il sera difficile de réaliser une appréciation complète et objective:

- Quels sont les faits ayant marqué l'année écoulée?

- Les objectifs fixés ont-ils été atteints? Dans quelles conditions? (l'agent a-t-il eu les moyens de les atteindre?)

- Si non, quelle est la nature des écarts? Quelle est ma part de responsabilité?

- Quels objectifs sont à fixer pour l'année à venir? (à définir notamment à partir des objectifs collectifs du service)

- Quelle évolution de l'agent est envisageable? Dans quels délais?

- Quels sont ses points forts?

- Quels sont ses points à améliorer? Comment l'accompagner?

- Questions quant à la formation, aux éventuelles nouvelles tâches, à une organisation différente du travail?

Pour l'agent, éviter de se dévaluer ou de se surestimer en s'appuyant sur des faits, des réalisations.

Quelques axes de réflexion:

- Quels sont les faits ayant marqué l'année écoulée?

- Où en suis-je dans la réalisation de mes objectifs? À quels résultats concrets suis-je parvenu(e)?

- Quelles ont été mes réussites?

- À l'inverse, quelles sont les principales difficultés rencontrées?

- Quelle est ma contribution au fonctionnement du service?

- Quels sont mes points forts? Comment les optimiser?

- Quels sont mes points faibles? Comment les réduire?

- Quelle valeur ajoutée ai-je tiré des formations que j'ai suivies? Quelles formations complémentaires seraient utiles?

- Quels sont mes souhaits d'évolution (sur mon poste et/ou pour ma carrière) dans les années à venir?

- Quelles sont mes motivations?

 

Déroulement de l'entretien

La durée de l'entretien professionnel varie raisonnablement entre 30 minutes et 2 heures durant lesquelles il sera préférable de ne pas être dérangé. Il se déroule en plusieurs phases:

- l'accueil et l'introduction;

- le bilan général et le bilan de l'année écoulée;

- l'appréciation de la valeur professionnelle et les actions d'amélioration;

- la synthèse du bilan de l'année;

- l'appréciation globale de la performance;

- l'appréciation littérale de l'évaluateur;

- les commentaires de l'agent;

- l'évolution du poste;

- les objectifs pour l'année à venir;

- les formations;

- l'évolution professionnelle.

 

Compte rendu de l'entretien

À l'issue de l'entretien, l'évaluateur et l'agent relisent, signent le compte rendu et prennent copie du document. La signature en bas du compte rendu par l'agent ne signifie pas qu'il ratifie tout ce qui est écrit mais simplement qu'il a pris connaissance du document.

 

Le compte rendu d'entretien professionnel et si besoin la fiche de poste actualisée et/ou révisée sont adressés au(x) supérieur(s) hiérarchique(s) pour visa et observation éventuelle, puis à l'autorité territoriale. Après signature de l'autorité territoriale (10 jours maximum après l'entretien professionnel), l'agent prend connaissance de toutes les observations et peut indiquer toute observation qu'il juge nécessaire d'apporter. Ainsi, à l'issue, les différentes sollicitations (de formation, d'avancement et de promotion, mobilité, etc.) seront analysées par la direction des ressources humaines et par la direction générale des services.

 

Conseils pour bien mener l'entretien professionnel

- Créer les conditions favorables pour le déroulement de l'entretien en favorisant les échanges constructifs.

- Adopter une attitude positive et participative, ne pas jouer des relations de pouvoir.

- Évaluer l'agent et la façon dont il interprète son rôle et non la personne (se concentrer sur le « faire »).

- Donner du sens à ses explications, c'est-à-dire expliquer en quoi tel point est satisfaisant, en quoi tel autre ne l'est pas, et quelles en sont les conséquences positives ou négatives, plutôt que limiter l'entretien à une série de constats.

- Ne pas occulter une partie de la réalité de l'agent. Oser s'exprimer sur les points satisfaisants et non satisfaisants.

- Être à l'écoute de l'agent, de ses difficultés, de ses ambitions: quelle est son envie de progresser, son refus de changer, ses difficultés à se remettre en cause, quel est son engagement et quelles sont ses limites? Quels sont ses arguments et en quoi modifient-ils la perception première du supérieur hiérarchique?

- S'appuyer sur des critères factuels et non sur un jugement.

- Exprimer des appréciations fondées sur des données objectives, des chiffres, des faits, jamais des sentiments ou du ressenti.

- Accepter les divergences d'opinions et prendre en considération tous les arguments, de l'un comme de l'autre.

- Gérer son temps afin de pouvoir aborder tous les sujets souhaités dans le délai imparti.

- Rédiger au fur et à mesure la fiche d'évaluation en créant un climat d'échange.

- Poser des questions ouvertes ou à choix multiples.

- Reformuler (« si je comprends bien... », « en d'autres termes... »).

- Faire des résumés successifs.

- Écrire au stylo (pas de crayon de papier), sans rature, ni blanc pour éviter tout contentieux ultérieur.

 

Erreurs et écueils à éviter

Pour les évaluateurs:

- Un excès de complaisance ou de sévérité.

- Une tendance trop centrale: tous les agents sont appréciés de la même manière. Dans cette configuration, ils reçoivent une appréciation moyenne qui ne discrimine et n'exclut personne.

- L'effet de halo: l'un des critères de l'appréciation contamine l'ensemble de l'appréciation.

- Dès lors, à partir d'un facteur unique, l'appréciation peut se révéler à tort positive ou négative.

- Comparer les agents entre eux.

- Ne pas laisser l'agent s'exprimer, lui « voler » son temps de parole.

- N'évoquer que les points négatifs, l'entretien sera alors contre--productif et peut contribuer au désengagement de l'agent.

 

Pour les évalués:

- Être crispé, sur la défensive avant le début de l'entretien.

- Ne rien avoir préparé.

- Refuser d'entendre la moindre critique.

- Rester silencieux.

- Se comparer aux autres.

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