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Le cahier des charges du contrôle d'accès en piscine publique

J-C Cranga • jc.cranga@orange.fr

Comme dans de nombreux équipements, les systèmes de billetterie et de contrôle d'accès automatisés simplifient l'accueil des usagers dans les piscines. L'instruction n° 06-031-A-B-M du 21 avril 2006 précise les règles à respecter.

Le contact avec les usagers demeure pour les opérations de vente, en revanche les contrôles sont désormais automatisés. Cette innovation permet à la personne qui vend de ne pas être celle qui contrôle.

 

Respect des règles

Reste à assurer la traçabilité des opérations et à fiabiliser les systèmes pour garantir le respect des règles inhérentes aux régies de recette. Les valeurs étant créées sur des supports immatériels, la pérennité du stockage des informations stockées doit être assurée. Le comptable comme l'ordonnateur doivent à tout instant pouvoir vérifier la conformité des opérations avec les principes de la comptabilité publique tels que prévus par l'article R.1617-4 du Code général des collectivités territoriales, décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 (art. 1a).

 

Obligation de résultat

Les contraintes sont précisées dans l'instruction n° 06-031-A-B-M du 21 avril 2006 (titre 3, chapitres 3 et 4). Elles doivent être intégrées dans le cahier des charges initial avec une obligation de résultat :

• L'accès au logiciel sera sécurisé par des mots de passe distincts selon les opérations à réaliser et le niveau de responsabilité du régisseur (modification et création de tarifs, annulation d'opérations de vente, édition de journaux...).

• Édition systématique de facture valant quittance comportant le numéro séquentiel, les coordonnées du débiteur, la date et le moyen de paiement utilisé ; la copie d'écran ne pouvant servir d'élément de facture.

• En cas de versement d'arrhes, une édition de factures distinctes sera possible lors du versement des arrhes et du solde.

• L'annulation de quittance sera possible mais la traçabilité de l'opération sera assurée avec l'indication de la personne ayant réalisé l'opération, le montant, l'heure précise, le jour.

• Édition d'un historique des ventes et des annulations réalisées par agent et par session de vente. La gratuité est considérée comme un tarif.

• Édition de l'état des ventes et ventilation typologique par mode d'encaissement, par session de vente, par jour, versement, mois, année.

• Éditions annuelle, mensuelle et quotidienne de différents documents comptables (balance, grand livre, journal de toutes les opérations y compris annulations, relevé avec ventilation par type d'encaissement, par imputation budgétaire, situation des ventes à tempérament).

• Suivi des encaissements par carte bancaire (TPE, en ligne...) avec suivi des impayés et ajustement des frais et commissions spécifiques.

• Gestion des chèques impayés, admission en non-valeur.

• Gestion des stocks de supports de billetterie.

 

Besoins particuliers

Ces éléments constituent la base minimale et réglementaire du cahier des charges. Mais chaque équipement aquatique répond aussi à des besoins particuliers et la collectivité peut imposer des performances spécifiques au système de billetterie en particulier sur les différentes catégories de tarifs (individuel, groupe, réduction...), les abonnements, les activités, la tarification à l'heure... Il est donc fortement conseillé de réfléchir en amont pour se donner ainsi les moyens de disposer d'un système conforme au projet d'établissement voulu par la collectivité maître d'ouvrage. Cette démarche ne sera possible qu'à la condition de sortir le lot « contrôle d'accès » des macro-lots arrêtés en amont dans la phase concours. L'enjeu est double : satisfaire le plus justement à vos besoins et limiter l'impact financier de -prestations inappropriées ou injustifiées.

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