Nous suivre Acteurs du sport

La gestion d'un projet sportif et le dossier d'opération

Jean-Marc Gillet, Directeur général adjoint des services de la ville de Digne-les-Bains.

Sujets relatifs :

,

Construire un nouvel équipement, réorganiser une direction ou un service, mettre en place une nouvelle procédure administrative, organiser un événement... autant de projets qui nécessitent de coordonner un grand nombre d'acteurs. Cela inclut la planification, les responsabilités, les procédures et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre le projet. La démarche peut et doit être adaptée à chaque projet, dès la conception jusqu'à la mise en œuvre. Elle doit cependant s'appuyer sur un dossier de pilotage d'opération qui synthétise les différentes données.

La notion de projet

Le projet est l'ensemble des actions à entreprendre afin de répondre à un besoin défini dans des délais fixés. Par exemple, une manifestation est liée à un environnement et à un instant donné. Il est donc unique et souvent non répétitif. L'objectif est d'être prêt le jour J. Quel que soit le projet, il mobilise des ressources humaines (issues de différents services ou administrations, bénévoles...), matérielles (signalisation, logistique, informatique...) et financières (dépenses et recettes). Il combine l'ensemble des composantes permettant d'aboutir à sa réalisation : juridique, marketing, informatique, technique, formation, organisation, communication, urbanisme... Il doit répondre à des besoins et des attentes (des élus, des associations, des services de l'État, des citoyens...), doit respecter des contraintes techniques (normes de sécurité, plan local d'urbanisme, normes fédérales ou ISO...), des délais (procédure de marché public, communication, concertation...) et un cadre budgétaire (maîtrise des charges, mobilisation des financements et optimisation des recettes). La difficulté réside dans la multiplicité des acteurs mobilisés : services de l'État et territoriaux, associations, riverains...

 

La gestion du projet

La conduite de projet propose un découpage standard du projet précisant les étapes clés de son avancement. Cette méthodologie apporte une plus grande lisibilité et optimise des tâches à entreprendre aux différentes étapes et une meilleure organisation, coordination et synchronisation des acteurs.

Le management de projet

Un projet repose sur des facteurs de réussite tels que : une commande précise, la conception et la cohérence du projet, les moyens, la gestion du temps, la validation par les instances dirigeantes à chaque étape importante... L'échec est souvent dû à des limites et des contraintes mal définies, une faible implication des partenaires ou une absence de chef de projet... Le management de projet comporte deux volets, un volet organisationnel et un volet de pilotage. En effet, , l'enjeu est de mobiliser et de coordonner les multiples acteurs. Au plan organisationnel, il s'agit de déterminer les moyens nécessaires, de mobiliser les acteurs, de définir le rôle de chacun, et de mettre en évidence les interactions entre chacun pour atteindre l'objectif. Au plan du pilotage, il s'agit d'optimiser les moyens pour limiter les coûts et favoriser un meilleur pilotage des compétences. La coordination des différentes compétences est fondamentale pour créer une synergie d'équipe en définissant les méthodes de travail. L'objectif est de fédérer les acteurs pour qu'ils contribuent efficacement au projet. Cette démarche peut rencontrer des « freins ». En effet, la démarche individuelle a tendance à s'imposer naturellement au détriment d'une démarche collective et partagée.

 

Le chef de projet

Le chef de projet ou chargé de projet est la personne chargée de mener un projet et de gérer son bon déroulement. De manière générale, il anime une équipe pendant la durée du ou des divers projets dont il a la charge. Ce rôle fait appel à des compétences de gestion, de bonnes capacités relationnelles, ainsi que des connaissances techniques dans les domaines concernés. Le pilote ou chef de projet sera chargé de faire le lien avec les autorités et de mettre en œuvre les décisions des instances dirigeantes, de coordonner les différents acteurs, de faire respecter l'échéancier, de contrôler le déroulement des actions et d'assurer le suivi du budget. Il devra aussi adapter le projet en fonction d'éléments impondérables. Le chef du projet n'est pas nécessairement le responsable hiérarchique de tous les intervenants. Sa désignation peut générer des réactions de susceptibilité qui doivent être anticipées. Le chef de projet peut s'appuyer sur un comité exécutif ou un comité de pilotage qui regroupe les décideurs et sur des responsables de secteurs chargés d'une composante du projet (communication, contraintes techniques, matériel, plan de financement...). Le chef de projet précise la composition du comité de pilotage, les membres, leurs missions, leurs responsabilités et leur pouvoir de décision. La répartition des tâchesdoit être définie avec précisions.

Le comité de pilotage

Il est essentiel de déterminer un comité de pilotage. Bien évidemment, sa structuration, sa composition et la fréquence des réunions sont liées à un environnement et à un projet particulier. Il n'y a pas de comité de pilotage type. Il respecte cependant des principes. Un comité de pilotage se structure, comme une colonne vertébrale, autour d'un pilote et de personnes ressources. Les réunions de coordination permettent de faire le point sur le travail de chacun tout en favorisant la transversalité et la cohérence du projet. Le comité de pilotage permet d'avoir une vue d'ensemble des responsables de secteur et des différentes missions qui leur sont dévolues. Il constitue en soi un lieu de communication interne sur la base d'un langage commun. Les personnes ressources peuvent répondre aux questions des membres du comité de pilotage et chacun sait à qui s'adresser en fonction du problème rencontré. Chaque référent de secteur est chargé d'animer son champ d'activité. Le comité de pilotage doit être composé de personnes aux compétences complémentaires. En sus de la définition des objectifs et du pilotage des ressources, le management par projet permet de faire travailler ensemble et simultanément des personnes qui, dans le cadre des organisations classiques, auraient travaillé séparément, les unes après les autres. L'intérêt est de décloisonner ou de permettre une organisation dite « transversale ». Les projets deviennent des outils et des vecteurs de changement au niveau de l'organisation et du management des hommes. Il s'agit de s'entourer de diverses compétences au profit du projet. La coordination des différentes compétences est fondamentale pour créer une synergie d'équipe en redéfinissant les méthodes de travail. La difficulté dans la conduite de projet réside majoritairement dans la multiplicité des acteurs à mobiliser. Il est nécessaire de s'assurer que le projet répond aux besoins spécifiques, besoins qui doivent être clairement exprimés.

Bienvenue !

Vous êtes inscrit à la news hebdomadaire d’Acteurs du Sport

Nous vous recommandons

[Infographie] :  Le sport n'est pas encore très féminin

[Infographie] : Le sport n'est pas encore très féminin

Le quotidien Libération a analysé la place des femmes dans le sport en croisant plusieurs enquêtes. Les chiffres sont en progression  mais la part des femmes reste nettement inférieure à celle des[…]

19/11/2018 | Pratique sportive
Actualité juridique

Actualité juridique

La revue de presse de la semaine

La revue de presse de la semaine

6,7 M€ d’excédent pour le GIP Paris 2024

6,7 M€ d’excédent pour le GIP Paris 2024

Plus d'articles